KOSTNADER OG UTBETALINGER

Kjøp fra leverandører

Det er kun de som har fått fullmakt i fullmaktsmatrise som kan bestille på vegne av idrettslaget. Idrettslaget har leverandøravtaler som de ulike gruppene skal handle fra (så fremt det er hensiktsmessig).

Inngående faktura

Alle mottatte fakturaer skal godkjennes av 2 ansvarlige personer som har fått fullmakt i fullmaktsmatrise. Alle fakturaer skal være stilet til idrettslaget. Hvis tilstiling (navn på idrettslag, adresse osv.) er feil, skal leverandør kontaktes for å få ny faktura med korrekt tilstiling.

Utgiftsrefusjoner

Ved refusjon av utlegg skal bilagene/kvitteringene festes på idrettslagets standard utgiftsrefusjonsskjema og skjema skal signeres av den som krever penger refundert, samt godkjennes i henhold til idrettslagets fullmaktmatrise. Formål med utlegget skal alltid påføres.

Ved dekning av reise- og oppholdsutgifter skal det alltid påføres hvem utgiftene gjelder og eventuelt hvilket arrangement den reisende har deltatt på. Ved dekning av utgifter til mat/drikke skal det alltid oppgis formål og hvem bevertningen dekker.

Standard utgiftsrefusjonsskjema ligger som vedlegg til idrettslagets økonoimhåndbok.

Varekjøp

Alle varekjøp skal godkjennes av to personer (se kapittel om Inngående faktura).

For varer som er kjøpt inn for videresalg, fører idrettslaget varelagerliste. Varelageret telles opp pr 31.12, og det er idrettslagets standardiserte varetellingsliste som skal benyttes.

Varetellingslisten skal leveres økonomiansvarlig/kasserer i forbindelse med årsoppgjøret pr. 31.12 og skal inneholde en oversikt over alle varer på varelageret. Varer for videresalg (f.eks. varelager til kiosk) verdsettes til det laveste av anskaffelseskost og forventet salgspris.

Varetellingsliste ligger som vedlegg til idrettslagets økonomihåndbok.

Kjøp av utstyr og eiendeler

For innkjøp av utstyr og eiendeler som varer mer enn ett år, fører idrettslaget utstyrs- og eiendelsoversikt.

Eiendeler og utstyr telles opp pr 31.12, og det er idrettslagets standardiserte utstyrs- og eiendelsoversikt som skal benyttes.

Oversikten skal leveres økonomiansvarlig/kasserer i forbindelse med årsoppgjøret pr. 31.12 og skal inneholde en oversikt over alle eiendeler og alt utstyr.

Eiendeler og utstyr verdsettes til anskaffelseskost fratrukket avskrivninger. Avskrivninger beregnes basert på følgende formel:

Utstyrs- og eiendelsoversikt ligger som vedlegg til idrettslagets økonomihåndbok.

Utbetalinger

Alle utbetalinger skal godkjennes av minst to personer. Godkjenningen skal enten gjøres i regnskapssystemet der det er mulighet for elektronisk overføring til bank, eller i nettbanken dersom dette er eneste mulighet.

Det skal være de samme personene som har fullmakt både i regnskapssystemet og nettbank.

Hvem som skal ha signaturrett er vedtatt av hovedstyret og fremkommer i fullmaktsmatrisen. Det er tegnet underslagsforsikring for alle som har signaturrett.

Per dags dato har følgende personer/roller delt signaturrett i nettbanken:

- Navn Navnesen/Kasserer

- Navn Navnerud/Styreleder

- Navn Navnebakke/Lagleder Alpint

- Navn Navnedal/Lagleder Curling

Hovedstyret har beskrevet og delegert hvem som har signaturrett i idrettslaget, se idrettslagets fullmaktsmatrise (beskrevet under kapittel REGNSKAP).

Idrettslaget har en brukskonto, en høyrentekonto og en skattetrekkskonto. Alle kontoer står i idrettslagets navn, private kontoer benyttes ikke.

Hovedstyret kan vurdere behovet for enkelte egne gruppe/lagskontoer i banken. Ingen skal benytte private kontoer. Oversikt over inntekter og kostnader pr gruppe skal sikres ved interne avdelings-/prosjektregnskap (grupperegnskaper). Egne gruppekontoer skal ikke benyttes som en måte å følge opp økonomien på.

Alle gruppekontoer er en del av det ordinære regnskapet og skal medtas på idrettslagets totalregnskap.

Lagkontoer

Når laget trenger å disponere midler fra lagkassen skal uttak av penger kun skje mot bilag, faktura eller lignende dokumentasjon. Dersom det ønskes forskudd fra lagkassen, skal den som mottar forskuddet signere på skjema for uttak fra kasse. Lagskassen inngår i idrettslagets midler, og utbetales ikke ved opphør av lag.

Skjema for uttak fra kasse ligger som vedlegg til idrettslagets økonomihåndbok.

Eventuelle kontanter som de enkelte lagene i idrettslaget selv samler inn, skal settes inn i banken på idrettslagets brukskonto med informasjon om hva pengene gjelder (se for eksempel kapittel om Dugnader).

I størst mulig grad unngår idrettslaget håndtering av kontanter. Inntekter i form av kontanter som er tjent opp gjennom aktivitet i idrettslagets regi overføres til lagkassen og settes inn på idrettslagets brukskonto uten ubegrunnet opphold.